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Che cos’è il Physical Layout e perché è importante per lo Smart Working

Che cos’è il Physical Layout e in che modo è legato allo Smart Working? Ce lo ha spiegato Andrea Tironi, Project Manager – Digital Transformation nell’ambito del Forum PA 2022, durante il talk Il Physical Layout, leva strategica dello Smart Working.

Che cos’è il Physical Layout?

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Prima della pandemia, come ben ricorderete, si lavorava in ufficio perché era quello lo spazio principale in cui si trovava la propria azienda. Possiamo definire l’ufficio come un posto in cui si va per svolgere la propria mansione ed ufficializzare ciò che si fa.

Tra le altre cose, è anche l’ambiente in cui i dipendenti possono tranquillamente trovare le attrezzature di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro. I tempi però sono cambiati – e sono in procinto di cambiare ulteriormente – quindi quest’ultima parte è valida solo per luoghi come le fabbriche in cui, magari, sono presenti macchinari che un dipendente normale non può possedere nella sua dimora.

Per quanto riguarda il nostro mondo, è ormai superato. Cosa vuol dire? Significa che in ambito tecnologico, abbiamo già a nostra disposizione i macchinari e le attrezzature di cui abbiamo bisogno per svolgere la nostra mansione – mansione che, visti i tempi, possiamo quindi svolgere da casa nostra.

In fin dei conti lo strumento di cui abbiamo bisogno per lavorare è il computer (e possibilmente una connessione internet): a quel punto, indipendentemente dal luogo in cui ci troviamo, possiamo comunque lavorare in tranquillità. Per poter lavorare e svolgere le proprie mansioni abbiamo però bisogno di un luogo fisico che ci permetta, appunto, di metterci comodi e fare le nostre cose.

È proprio in questo contesto che si inserisce il termine Physical Layout che, detto in modo semplice, è il luogo in cui lavoriamo, l’ambiente in cui svolgiamo le nostre daily tasks. Prima della pandemia non ci si pensava troppo ma, in realtà, lo spazio in cui viviamo è fondamentale per il nostro benessere.

Per questo a molti piace arredare la propria casa, a propria immagine e somiglianza. Lo spazio in cui si lavorava in passato, prima della pandemia, era però un luogo arredato dall’azienda o ente per cui si lavorava, che influenzava la nostra salute e benessere. Adesso, in ottica di smart working e post pandemica, possiamo rivedere quell’ambiente e metterlo in discussione.

Questo spazio si estende dalla nostra casa (che ora ha bisogno di spazi di lavoro) al nostro ufficio (che ora ha bisogno di più più smart spaces) alla città in cui lavoriamo e viviamo (che stanno subendo dei fenomeni di inversione rispetto alla urbanizzazione).

I principi dello spazio lavoro e VeLa

Un progetto di Smart Working necessita e impone un ripensamento della dimensione spaziale. Un approccio che svincola il lavoro dallo spazio fisico e fisso dell’ufficio, porta ad interrogarsi sulle azioni da implementare e mettere a punto per ripensare lo spazio di lavoro. Uno spazio di lavoro che ormai non è più solo la postazione che abbiamo in ufficio.

La riprogettazione degli spazi per adeguarli ai diversi momenti e situazioni di lavoro è fondamentale in un progetto di Smart Working nella misura in cui agisce su più livelli organizzativo, relazionale, cognitivo. Ecco perché Tironi ci parla del kit di riuso di VeLA, un kit che intende fornire un framework di evoluzione degli spazi fisici a cui ispirarsi in un progetto di Smart Working e che sia in grado di guidare la progettazione degli interventi.

Il kit di riuso a tal fine contiene:

  • Indicazioni sull’individuazione dei criteri di riprogettazione degli spazi;
  • Tipologie di Work Setting direttamente utilizzabili da tipologia di Enti differenti.

Ovviamente Tironi non è andato troppo nello specifico poiché il kit di riuso di VeLA contiene numerose informazioni che ciascuna azienda andrà poi ad analizzare ed utilizzare per i propri obiettivi. Tuttavia Tironi ha comunque voluto dirci qualcosa riguardo ai Principi dello Spazio di Lavoro.

Tironi ci ha spiegato che gli spazi di lavoro sono caratterizzati da cinque principi chiave. Il primo riguarda la semplicità: l’obiettivo è quello di tentare di ridurre al minimo gli spazi di lavoro e concentrarsi su quelli che si hanno, mantenendoli dei luoghi puliti ed ordinati. Ci ha poi parlato di flessibilità, sottolineando che gli spazi possono diventare flessibili.

Ad esempio le grandi sale presenti in determinati edifici possono essere suddivise e riorganizzate come fossero uffici. Inoltre la flessibilità può partire da tutto: Tironi fa l’esempio delle pareti – eliminare pareti fisse e sostituirle con dei separatori, cambiando così la dimensione del luogo di lavoro e renderlo più collettivo. In seguito troviamo omogeneità, efficienza e anche modularità.

Analogamente a ciò si possono individuare tre principali aree di lavoro:

  • Un’area di lavoro in cui si lavora da soli, una zona di massima concentrazione che potrebbe tradursi in un ufficio dedicato appositamente alla concentrazione e/o al silenzio, una sorta di ufficio bolla;
  • Spazi di confronto uno ad uno, piccoli prefabbricati insonorizzati in cui due colleghi possono parlare tra di loro in totale tranquillità
  • Spazi di lavoro in team, come sale riunioni o sale brainstorming.

Qual è lo spazio di lavoro adatto?

Tironi conclude svelandoci i segreti dello spazio di lavoro adatto all’attività che dobbiamo svolgere. Come dice il nostro Project Manager Lo spazio dipende da cosa devo fare e non da un’abitudine”, quindi avremo a disposizione uno spazio:

  • Silenzioso se dobbiamo concentrarci;
  • Creativo se dobbiamo trovare soluzioni o nuove idee;
  • Solitario se dobbiamo scrivere documenti;
  • Ricco di persone se dobbiamo fare brainstorming e quindi scambiare idee.

Quale può essere lo spazio di lavoro? Parlando di smart working lo spazio di lavoro può essere qualsiasi cosa. Abbiamo a disposizione la nostra casa, il nostro giardino ma anche una biblioteca, un luogo di coworking da dividere con un amico o un collega. Teoricamente ovunque.

Il luogo di lavoro è fisso durante la giornata? La risposta è no perché, come ci spiega Tironi, la nostra giornata potrebbe svolgersi in questo modo:

  • Iniziamo a lavorare da casa, sistemando e preparando documenti;
  • Alle 10 poi si esce per una riunione importante in presenza in ufficio;
  • Dopo pranzo ci si reca al coworking della propria città per un appuntamento con un cliente;
  • Si torna poi a casa e si finisce di preparare la relazione in giardino.

La scelta dipende infatti da attività e relazioni. Infine, se non lavoriamo in ufficio ma da casa nostra, è importante tenere a mente queste ultime cose.

  • Stanza dedicata: dobbiamo avere una stanza dedicata per svolgere il nostro lavoro, con tanto di scrivania e sedia comode e adatte a lunghe sessioni;
  • Tecnologia: dobbiamo avere il monitor adeguato, il PC giusto e anche il setup adatto (ad esempio webcam, cuffie e microfono in caso di riunioni);
  • Salute: dobbiamo pensare anche a noi stessi scegliendo una stanza senza troppi rumori, con temperatura e illuminazioni adeguate e una visuale webcam che sia professionale.
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Veronica Ronnie Lorenzini

Videogiochi, serie tv ad ogni ora del giorno, film e una tazza di thé caldo: ripetere, se necessario.

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