Licenze software in azienda: i consigli di Relicense per un corretto check up

Le prime settimane dell’anno sono sempre dedicate alla chiusura del bilancio 2018 e alla pianificazione delle attività e del budget per il 2019. Accanto a queste attività però dovrebbe essercene un’altra: il check up con l’analisi costi/benefici delle proprie licenze software. Il motivi? L‘acquisto e la manutenzione delle licenze impatta in modo importante sul totale del budget IT ed è quindi vostro interesse ridurre i costi e rendere i processi più efficienti.

Checkup delle licenze software: come fare?

Non sapete da dove iniziare per eseguire questo controllo? Ecco i 4 passaggi suggeriti da Corrado Farina, Director Sales – South di Relicense.

1. Conoscere lo status quo e elencare i software necessari a raggiungere i vari obiettivi aziendali. È importante avere dei feedback da parte dei propri dipendenti sulla soddisfazione e sul reale utilizzo dei software aziendali, per capire se per alcuni software può bastare la versione gratuita oppure se bisogna fare l’upgrade a versioni premium, o ancora se alcuni software sono poco usati e quindi possono essere dismessi in favore di altre soluzioni. In primo luogo, è importante esaminare attentamente quali sono i piani aziendali e gli obiettivi di business, stilando l’elenco dei software necessari per raggiungerli. Questo permette di avere anche una lista di priorità in merito ai software da utilizzare.

2. Cambiare software è sempre possibile. Se la dotazione software non è funzionale (in eccesso o in difetto) a raggiungere gli obiettivi che ci si è posti, è necessario modificarla: non bisogna avere paura di
rivedere le licenze, anche in corso d’opera. Se abbiamo in dotazione software che non rispondono più alle nostre esigenze dobbiamo modificarli, acquistandone altri. Non è più necessario attendere che scadano licenze per fare l’upgrade, è possibile anche venderle ad altre aziende, recuperando del budget che può essere investito nell’acquisto del software che meglio risponde agli obiettivi di business.

3. Scopri i software di seconda mano. Se l’analisi fin qui condotta ha portato alla decisione di aggiornare la dotazione di software aziendale, bisogna valutare anche l’acquisto di licenze di seconda mano: le licenze di seconda mano permettono di ottenere software con dei costi nettamente inferiori rispetto alle licenze nuove, ma che sono perfettamente funzionanti e che garantiscono la medesima qualità di performance e sicurezza. Inoltre, dall’analisi delle esigenze aziendali, dovrebbe essere emerso che non sempre è necessario utilizzare l’ultimissima release disponibile sul mercato. È possibile effettuare un aggiornamento e un upgrade delle proprie licenze anche
senza dirigersi automaticamente sull’ultima release disponibile. Se si opta per l’acquisto di versioni precedenti all’ultima, si può contare spesso su piattaforme più stabili e compatibili con un numero maggiore di applicazioni,
pur continuando a godere del servizio di assistenza e manutenzione per mantenere alta la sicurezza del software. Questo permette di risparmiare fino al 66% del budget.

4. Cloud e On Premise. Orientarsi subito sul cloud, spesso, non è l’unica soluzione. È possibile scegliere di utilizzare licenze di seconda mano per le licenze on premise. È possibile adottare soluzioni ibride per Exchange, OneDrive, Skype for Business e Team. Acquistare Office come licenza cloud ha un impatto significativo del costo mensile, mentre con il modello ibrido, acquistando licenze di seconda mano per la versione on premise, le aziende possono risparmiare dal 50 al 60%.