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Noi lavoriamo in smart working e puoi farlo anche tu. Consigli pratici

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Il Coronavirus ormai è diventato parte integrante della nostra realtà. Negli ultimi giorni hanno blindato interi paesi, chiuso scuole e università, imposto il coprifuoco per pub e discoteche.  Ma cosa succede alle aziende? Come può comportarsi una piccola impresa di fronte a questa epidemia? Niente panico. In realtà esiste una soluzione piuttosto semplice: lo smart working.

Coronavirus: devo chiudere la mia azienda?

No, in realtà è possibile limitare i danni. E noi ne siamo un esempio.

Sì, è vero, noi siamo una redazione che scrive online, ma questo non significa che non ci siano processi e attività che non corrispondano a quelle tradizionali. Ci sono le riunioni, ci sono i briefing, c’è l’amministrazione con tutti i suoi file, c’è il coordinamento dei diversi team… Insomma, messa da parte la mera scrittura degli articoli rimangono decine di altri compiti e sì, possono essere completati a distanza.

Questo non vale solo per noi che, di fronte alla dilagante diffusione del Coronavirus, abbiamo deciso di affidarci totalmente allo smart working. In questo fase, in cui è bene non esporsi a rischi inutili e dove il senso civico deve avere la meglio, è possibile ricorrere alla tecnologia per consentire ai propri dipendenti di rimanere a casa, senza per questo chiudere l’azienda e andare incontro ad un grave danno economico.

Smart Working: gli strumenti necessari

smart working strumenti necessariPartiamo dalla base. Lo smart working – o “lavoro agile” è:

«una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa.»

Non si tratta quindi di restare semplicemente a casa, ma di introdurre una modalità di lavoro che abbia delle regole ben definite e che possa appoggiarsi ad una serie di strumenti.

Quest’ultimi non possono essere uguali per tutti. È chiaro che, trattandosi di imprese diverse appartenenti ad altrettanti settori, ci possano e debbano essere delle variazioni. Alcuni tool però sono universali. Cerchiamo di capire quali.

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Le dotazioni di base: PC, smartphone e connettività

Nel kit di ogni buono smart worker non possono mancare delle dotazioni di base. un computer – che può essere un PC o un Mac -, uno smartphone ed una connessione dati.

Nessuno dei tre elementi deve essere necessariamente costoso e super performante. Per gestire i file Excel, qualche PDF ed un po’ di email basta un notebook economico, così come per effettuare chiamate o controllare la posta elettronica può andare bene anche uno smartphone di fascia alta.

E la connessione? Anche in questo caso non avete bisogno della fibra da 1 Gbps. Certo, se vi occupate di grafica, video o rendering 3D e quindi avete a che fare con enormi mole di dati, avere una connessione estremamente performante, velocizza il lavoro, ma se il vostro lavoro prevede file compatti e un po’ di comunicazione interna o con altre società, vi bastano anche i classici 7 Mbps (megabyte per secondo).

Telefono, Skype, Zoom e compagni: come affrontare le riunioni

In questa fase delicata, lo Stato sconsiglia gli assembramenti e scoraggia gli spostamenti non indispensabili. Il risultato? Saltano le riunioni e gli appuntamenti con clienti e fornitori.

“Saltano” però non è la parola giusta. In realtà non dovete rinunciarci, basta semplicemente cambiare modalità. Potete risolvere tutto con una classica chiamata – usando lo smartphone o il telefono aziendale – oppure affidarvi a strumenti online come Skype for Business e Zoom. Quest’ultimi consentono a più persone di partecipare alla stessa riunione e aggiungono una serie di elementi importanti: potete usare le webcam, potete condividere il desktop per mostrare, ad esempio, una presentazione ed inviare qualsiasi file. Insomma, rimediare è davvero semplice.

Contratti e firme: c’è la PEC!

Probabilmente molti di voi saranno già passati al digitale ma, se così non fosse, vi ricordiamo che le comunicazioni ufficiali possono essere fatte tramite PEC, ossia Posta Elettronica Certificata. Quest’ultima non solo ha valore legale, ma è obbligatoria per le partite IVA, il che significa che già dovreste averla. Dovete solo sforzarvi di utilizzarla.

La firma digitale invece è un insieme di protocolli matematici che vengono considerati equivalenti della firma tradizionale. Quindi un documento firmato in questo modo è uguale ad un documento firmato con una qualsiasi penna su carta.

Anche in questo caso ha validità legale, viene intestata ad una singola persona – non all’azienda – e può essere ottenuta sottoscrivendo un contratto con uno degli enti certificati dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

Slack, WhatsApp, Telegram e il cloud: la collaborazione ai tempi del coronavirus

Se lavorate in un’azienda – di qualsiasi dimensione – saprete sicuramente quanto è fondamentale comunicare e collaborare con i colleghi. Se le informazioni circolano nel verso giusto, tutto diventa più semplice, le idee sbocciano e i progetti prendono forma. Di base poi facciamo tutti un po’ meno fatica quando dividiamo oneri o onori con qualche collega.

Ma se non ci vediamo al bar, se non ci incrociamo alla macchinetta del caffè, se non dividiamo la scrivania o se non stiamo seduti nello stesso ufficio, cosa posso fare per rimanere in contatto perenne con il mio team?

Avete davvero l’imbarazzo della scelta.

Potete usare WhatsApp per rimanere in contatto costante, ma anche Telegram che – in più – mette a vostra disposizione un po’ di sano spazio sul cloud così da potervi scambiare file di ogni forma e dimensione.

Potete anche optare per una soluzione più strutturata. Noi, ad esempio, usiamo Slack, una piattaforma online disponibile su browser, Windows, Mac, iOS e Android. Che cos’è? Si tratta di un ibrido tra un forum e una chat, con canali pubblici aperti a tutto il team e canali privati che potete riservare a piccoli gruppi come l’amministrazione, la logistica, i commerciali e così via. Potete inoltre comunicare direttamente con i singoli membri, così da non disturbare tutto il gruppo con comunicazioni che in realtà potrebbero essere private e mirate.

Non dimentichiamoci infine le meraviglie dei servizi di cloud storage, non solo per lo scambio di file ma anche per la collaborazione sul singolo documento, una caratteristica che potete trovare, ad esempio, su Google Drive. 

Volete affidarvi ad un unico sistema, potete optare per quello offerto da Microsoft. A disposizione avete Office 365 per creare i classici file, OneDrive come servizio cloud e Teams per la comunicazione. Tutti servizi che potete trovare all’interno di Microsoft 365.

TeamViewer: l’assistenza da remoto

E se non uso un software che può essere condiviso? Se ho un problema con il PC che al telefono non possiamo risolvere? C’è TeamViewer!

Si tratta di un software per la condivisione dei desktop a distanza. Niente di complesso. Vi basta infatti installare il programma e poi fornire al collega il vostro indirizzo IP, suggerito dal software stesso. Naturalmente vale anche la procedura opposta. Potete quindi essere voi ad aiutare un altro membro della squadra collegandovi al suo computer da remoto.
Questo vi permette di prendere possesso del suo PC e di aiutarlo a risolvere ogni genere di problema, ma anche di vedere in tempo reale a cosa sta lavorando e apportare modifiche ad un file dovrebbe compiere un viaggio più lungo.

Vi faccio un esempio.
Durante il montaggio di un video, mi è capitato di avere qualche dubbio su cosa tagliare e cosa tenere. Ma come faccio a condividere questo dilemma con un collega?
Normalmente dovrei esportare un pezzo del filmato, mandarglielo, attendere il feedback e poi apportare le modifiche.
Con TeamViewer posso condividere la schermata, lasciare che guardi ciò che serve e, volendo, fargli tagliare tutto il necessario in diretta.

Davvero comodo, non trovate?

Il trucco è fidarsi

Trovare i giusti strumenti è importante, ma non è l’elemento più importante. Introdurre lo smart working infatti non è solo una questione di software e hardware, ma soprattutto umana. Dobbiamo imparare a fidarci degli altri. Dobbiamo rinunciare al controllo e responsabilizzare i dipendenti. Dovete spiegare loro che auto-regolamentarsi è importante, che organizzarsi è fondamentale, che l’autonomia è vitale. E poi dovete lasciare che lavorino senza avere l’ombra del proprio capo alle spalle. Questo sarà indubbiamente il passo più difficile.


Erika Gherardi

Amante del cinema, drogata di serie TV, geek fino al midollo e videogiocatrice nell'anima. Inspiegabilmente laureata in Scienze e tecniche psicologiche e studentessa alla magistrale di Psicologia Clinica, dello Sviluppo e Neuropsicologia.