smart working comunicare

Collaborare con i colleghi in smart working non è impossibile

7 min


Sei costretto a casa a lavorare in Smart Working ma non sai come comunicare con i tuoi colleghi? Tranquillo, segui questa comoda guida e avrai tutti i suggerimenti utili. Cosa aspetti? Iniziamo a lavorare, in maniera smart, ovviamente!

Perché lo smart working? 

smart working comunicare

Recentemente la vita di ognuno di noi ha subito un cambiamento. L’arrivo di questo nuovo virus, il COVID-19, o più comunemente detto Coronavirus, ha fatto sì che la nostra routine quotidiana fosse bruscamente interrotta. La nuova ordinanza del governo ha dichiarato “zona rossa” tutta l’Italia, obbligando i cittadini a evitare il più possibile qualsiasi tipo di spostamento. In questo modo, oltre a limitare la partecipazione alla comunità da parte di tutti, anche le aziende e i vari luoghi di lavoro hanno dovuto seguire questa ordinanza. Nel 2020 però, abbiamo tutti un’arma a nostro favore: la tecnologia.

Se rimanere chiusi in casa, una decina di anni fa, non era assolutamente compatibile con la vita lavorativa, salvo alcune eccezioni, oggi non abbiamo più scuse e possiamo continuare a lavorare anche da casa. Non sapete come fare? Vi diamo una mano noi!

Un Decameron digitale 

smart working comunicare Boccaccio

Come detto precedentemente, stare a casa è la soluzione ideale per combattere questo virus che ha bloccato molte operazioni nel Bel Paese. Tuttavia, se per alcuni rimanere chiusi nella propria abitazione può sembrare la perfetta occasione per recuperare tutte le serie tv perse e prendere una pausa da uno studio “scellerato”, per altri può voler dire frenare il proprio ritmo lavorativo. Grazie alla nostra alleata, la tecnologia, è comunque possibile continuare a lavorare  e comunicare costantemente con i vostri colleghi. Come? Questa manna dal cielo si chiama Smart Working.

Se ancora non vi siete tranquillizzati e non sapete come proseguire il vostro lavoro in modo digitale, possiamo provare a darvi una mano noi con dei piccoli ma comodi consigli. Prima di tutto cerchiamo di capire quali sono i tool, o gli strumenti che possiamo usare anche a casa per lavorare in Smart Working. In questo articolo ci soffermeremo esclusivamente sui software e gli strumenti adatti per comunicare con i vostri colleghi.  Non temete, per altri consigli e guide, troverete molti altri articoli  nella nostra homepage. Iniziamo.

Superare la distanza e comunicare con i colleghi

Lavorare con la tecnologia permette di superare distanze e barriere di comunicazione. In questo caso risulta la perfetta alleata per condividere idee e concetti con i vostri colleghi. Pensate a tutti i software basilari nati per fare video chiamate di gruppo e gestire tanti documenti in maniera condivisa. Ecco, noi abbiamo deciso di  raccogliere alcune applicazioni che vi potranno aiutare a gestire il vostro lavoro di gruppo anche da casa.

Slack

lavorare da casa guida slackSlack è un’applicazione molto conosciuta in ambito lavorativo. Questa permette di creare dei gruppi, anche numerosi, per chat di testo. Ma non si ferma qui. Se questa opzione è configurabile anche sugli altri servizi di messaggistica ben più noti, Slack permette di gestire anche dei canali. Ci spieghiamo meglio: qualora  la vostra necessità fosse quella di organizzare il vostro smart working e comunicare al team attraverso canali specifici, Slack è il software migliore. Permette di controllare più canali attribuiti a diversi membri del vostro gruppo lavorativo. Potrete quindi dedicare diverse sezioni del vostro lavoro a diversi colleghi. Inoltre è possibile anche comunicare con il vostro gruppo attraverso chat individuali private o con più membri. L’app si integra perfettamente con diverse applicazioni, quali Google Drive, Trello, GitHub e Google Calendar. 

L’applicazione è disponibile per una vasta gamma di OS; questa è presenta su Google Play Store, App Store e in versione desktop e, cosa ancora più importante, è Gratis.

Slack
Slack
Price: Free

Telegram

telegram Accennata precedentemente, anche Telegram merita una menzione. Se, tuttavia, non integra la capacità di organizzare gruppi, Telegram rimane l’applicazione di messaggistica più completa e utilizzata. Noi abbiamo selezionato l’app  per via delle sue infinite caratteristiche. Per esempio, l’applicazione permette lo scambio di messaggi di testo tra due utenti o tra gruppi fino a ben 200.000 partecipanti. Un bel gruppo di lavoro!! Inoltre le chiamate vocali sono cifrate “and-to-and”, quindi tutti i vostri pettegolezzi sul capo rimarranno al sicuro.

Telegram non si limita ancora, infatti, diversamente da Whatsapp, può farvi  inviare messaggi vocali, video messaggi, fotografie, video, sticker e file fino a 1,5 GB!. Ovviamente anche i  messaggi di testo sono cifrati. Anch’essa dispone di canali che, tuttavia, risultano diversi da quelli di Slack. Questi permettono la trasmissione in diretta di audio/video e testo verso alcuni membri anche se non possono né rispondere né inviare.  Non dimentichiamoci anche dei Bot presenti nell’applicazione.  I Bot sono degli account Telegram, gestiti da un programma, che offrono molteplici funzionalità con risposte immediate e completamente automatizzate.

‎Telegram Messenger
‎Telegram Messenger
Developer: Telegram FZ-LLC
Price: Free
Telegram
Telegram
Developer: Telegram FZ-LLC
Price: Free

Mindly

Questo nome non vi suona famigliare, vero? Nonostante non sia un’applicazione molto nota, noi sentiamo il bisogno di condividere con voi questa recente scoperta. Mindly non è nata per gestire il lavoro di gruppo, focus di questo articolo, ma è uno degli applicativi migliori per gestire le proprie idee. 

L’app è molto semplice e permette di creare delle mappe mentali da gestire direttamente sul vostro smartphone. Se dovete organizzare delle idee in maniera chiara per poi condividerle con i vostri colleghi, Mindly, nella sua versione Free è perfetta. Questa vi da la possibilità di gestire e organizzare le vostre proposte in una comoda e chiara mappa mentale a cerchio. 

Testata personalmente per gestire seminari e ricerche, la disposizione a cascata degli elementi è perfetta per strutturare e ordinare tutti i vostri pensieri. L’unica pecca è che l’applicazione non permette scambio diretto con i vostri colleghi. Nonostante ciò, una volta terminata la vostra Mindly map, potrete, sempre dall’app, convertire la mappa anche in PDF, adatto per la stampa e la condivisione.

‎Mindly (Mind-Mapping)
‎Mindly (Mind-Mapping)
Developer: dripgrind Oy
Price: Free+

smart working comunicare mindly

Mindly può essere utilizzata anche nella sua versione Free, ma se deciderete di passare a Mindly Full, avrete un numero illimitato di elementi e una protezione crittografata delle vostre mappe. Cosa aspettate, correte a organizzare le vostre idee!

Trello

Come non menzionare il software per eccellenza: Trello è una delle applicazioni che forse non ha bisogno di presentazioni. Con lui nessuna commissione sarà dimenticata (per vostra sfortuna). L’app permette infatti di condividere in comode bacheche lavori e file, gestire scadenze e commissioni.

sala riunioni trelloPer Trello, abbiamo deciso di soffermarci sulla possibilità di assegnare ai membri del Team delle scadenze attraverso l’app. Per farlo basterà creare una nuova scheda, assegnare la persona che dovrà gestirla (oppure il gruppo di persone) e caricare al suo interno materiale video, foto o link. Una volta creata la vostra scheda, potrete attivare un comodo avviso di scadenza che limiterà la commissione a un determinato periodo temporale. In questo modo non avrete più scuse per non consegnare il progetto in tempo!

Le schede possono essere suddivise a loro volta in colonne. Queste, normalmente, sono organizzate in diversi stati di attività: da fare, completati, in corso. Niente vieta, però, di poter creare autonomamente nuove colonne con diverse denominazioni per organizzare al meglio le vostre schede.

‎Trello
‎Trello
Developer: Trello, Inc.
Price: Free+
Trello
Trello
Developer: Trello, Inc.
Price: Free

Asana

L’ultimo applicativo che ci sentiamo di consigliare è Asana, un software a pagamento per gestire completamente il vostro lavoro di gruppo. Questo vi permette di creare diversi team, come su Slack, e di associare ad ogni gruppo i vostri progetti. La caratteristica che più differenzia Asana da Trello, è che non si limita solo a bacheche. Infatti, Asana permette di scegliere diversi stili da assegnare al vostro progetto: potrete attribuire bacheche,timeline, liste ma anche comodi forum dove raccogliere e gestire i pareri e le opinioni dei vostri colleghi. 

Asana, tuttavia, non è gratis né tanto meno dispone di una versione gratuita. Tutti i suoi servizi potranno essere vostri attraverso un abbonamento mensile dal costo di 10,99 euro per ogni singolo utente.

Comunicare e gestire documenti in smart working

Dopo aver visto qualche esempio per gestire il lavoro di gruppo attraverso canali e comode applicazioni, vediamo quali sono i software che possiamo utilizzare per condividere il vostro materiale. Ovviamente la scelta è ricaduta sui noti servizi Cloud di Google, Microsoft e DropBox. 

Google Drive

La piattaforma cloud di Google è forse uno dei software più amati. Drive permette di archiviare sul cloud i vostri file, ma anche di condividere con collaboratori i vostri documenti. Per esempio, potrete caricare sul vostro profilo PDF, immagini, Testi e presentazioni, dando la possibilità a membri esterni di visualizzare, modificare e condividere i vostri file. 

Per farlo basterà cliccare con il tasto destro su un elemento e premere su “condividi“. In questo modo potrete inserire l’email di un vostro collaboratore e definire il grado di controllo che può avere sul documento stesso.

‎Google Drive - Dateispeicher
‎Google Drive - Dateispeicher
Google Drive
Google Drive
Developer: Google LLC
Price: Free+

Dropbox

Anche Dropbox non è sfuggito alla nostra analisi. Il software di Cloud sharing permette, come Drive, la condivisione di file sia in maniera privata che in maniera condivisa. Tuttavia, DropBox permette anche di proteggere con una password i file che andrete a condividere con il vostro team. In questo modo nessun progetto potrà essere violato.

‎Dropbox
‎Dropbox
Developer: Dropbox, Inc.
Price: Free+
TOSHIBA HDTB410EK3AA Canvio Basics, Disco Rigido Esterno...
  • 78 x 109 x 14 mm
  • Finitura opaca
  • Connettività: USB
Offerta
Western Digital My Passport Hard Disk Esterno Portatile, USB 3.0,...
  • Backup automatico con il software WD Backup incluso
  • Protezione con password e crittografia hardware
  • Design reinventato
  • Facile da utilizzare
  • Porta USB 3.0 (compatibile con USB 2.0)

Scrivere insieme in smart working

 L’ultimo pacchetto che ci sentiamo di consigliare, è la suite di Google per scrivere, creare presentazioni e fogli di calco. Diversamente da Microsoft Office, questa è completamente gratuita e offre un perfetto connubio con la piattaforma cloud di Google, Drive.

smart working comunicare

Google Documenti, oltre ad essere interamente gratuita, è un software online raggiungibile ovunque grazie al vostro account Gmail. Per questa volta non analizzeremo la completezza di questo sistema, ma ci focalizziamo sulla capacità di Documenti di gestire più persone che operano da remoto.

Immaginate di creare una presentazione e avere in tempo reale i suggerimenti e le modifiche dei vostri colleghi.  Con Google documenti questo è possibile. Semplicemente invitando a modificare il documento, anche loro potranno lavorare con voi a distanza. Ogni movimento di qualsiasi account verrà evidenziato da una striscia colorata, in modo da non perdere di vista tutte le modifiche che faranno i vostri colleghi.

Se volete provare la suite di Google Documenti, cliccate a questo comodo link e verrete indirizzati alla pagina corretta. 

E per altri consigli?

Abbiamo visto insieme i migliori software, sia gratuiti che a pagamento, per condividere comodamente il vostro lavoro con i colleghi e comunicare comodamente in smart workingsmart-working-a. Per altri consigli visitate la nostra pagina e le relative guide. Cosa aspettate? È tempo di iniziare lo smart working!


Michele Caliani

author-publish-post-icon
Innamorato del mondo e affascinato dalle cose impossibili. Convivo con il mio smartphone e la rete. Nella mia vita suono il pianoforte e nel tempo libero grattugio il violoncello.









 




 

Sì, iscrivimi alla newsletter!
close-link