Cloud sharing al servizio del business

Il tempo dove una grande quantità di dischi rigidi contenevano tutti i dati di un’azienda è ormai finito e con esso tutti i relativi problemi di avere sempre spazio a disposizione sufficiente e backup aggiornati.

Nasce il cloud sharing

L’avvento del cloud ha di fatto cambiato il modo di gestire e immagazzinare i file, offrendo anche un costo di gestione decisamente più basso di un qualsiasi disco fisso. Ma se il cloud ha risolto quanto meno il problema di spazio a disposizione,  per essere fruibile a livello business deve possedere anche altre qualità: in primis questi dati devono essere sempre accessibili, ovunque ci si trovi e con qualsiasi dispositivo si utilizzi, che siano smartphone, tablet, PC o laptop. Non sono pochi infatti i lavoratori che svolgono la loro attività da remoto e che quindi devono essere in grado di accedere ai propri file e condividerli con altri colleghi in tempo reale. Questi dati devono comunque essere tracciabili e condivisibili su più livelli e, non ultimo, devono essere sempre al sicuro. Questo, al giorno d’oggi, prende il nome di cloud sharing

In questo articolo proponiamo una panoramica dei quattro servizi di cloud sharing più famosi per il business, evidenziando pregi e difetti di ognuno.

Dropbox Business

Dropbox Business è un eccellente servizio di cloud sharing che si rivolge principalmente alle piccole e medie imprese (PMI). Disponibile in tre versioni (Standard, Advanced e Enterprise), include anche strumenti di amministrazione che consentono al personale IT di assegnare autorizzazioni e approvare i dispositivi con cui può essere utilizzato. Inoltre offre anche la funzione Single Sign-On (SSO).

Dropbox Business Standard ha un costo di 10 euro al mese per utente ed offre 3 TB di spazio di archiviazione e tutti gli strumenti di condivisione e collaborazione. Dropbox Advanced è pensato per i team ed un costo di 15 euro al mese per utente ma si attiva solo con almeno tre utenti. Lo spazio a disposizione in questo caso è illimitato. Il terzo piano, quello Enterprise,  viene quotato su misura per ogni azienda che lo richiede e include la gestione della mobilità aziendale (EMM), il controllo della rete e altre soluzioni personalizzate.

Dropbox Business si basa su una semplice dashboard. Come amministratore, è possibile vedere quali e quanti siamo i membri del team, così come gli inviti in sospeso e le licenze rimanenti. L’amministratore può anche limitare la condivisione di documenti e collegamenti a utenti esterni e consentire/bloccare commenti o richieste dell’utente sui determinati file.

La dashboard utente mostra i propri file e cartelle, inclusa la cartella del team gestita dall’amministratore. Qui è possibile aggiungere file e cartelle, condividerle e inviare richieste di file a chiunque via email, anche a coloro che non possiedono un account Dropbox.

Se non si desidera che un file o una cartella siano pubblici, è possibile proteggerlo tramite password, limitare l’acceso ai soli membri del team e impostare una data di scadenza. È inoltre possibile definire le autorizzazioni per la modifica per le cartelle e i file.

Una delle limitazioni di Dropbox Business riguarda la possibilità di modificare i file all’interno della piattaforma. Quando si apre un file, si viene reindirizzati a Microsoft Office 365 dove è necessario configurare un account Enterprise (a pagamento) o accedere a uno esistente. In alternativa, ci si puoi iscrivere a Dropbox Paper, che è in versione beta ma aperto a tutti gli utenti Dropbox. Con quest’ultimo è possibile creare e modificare documenti, commentare e assegnare attività correlate. Dopo aver collegato l’ account standard con Dropbox Paper, si può accedere ai documenti Dropbox Paper dal dashboard Dropbox. È anche possibile inserire i documenti Dropbox nei documenti di Dropbox Paper ma non saranno modificabili. Se si desidera collaborare ai documenti, è meglio iniziare a crearli in Dropbox Paper.

Google Drive for Works

Google Drive for Works si basa sul famoso servizio di cloud sharing “Drive” offerto agli utenti consumer, ma aggiunge spazio illimitato e funzioni di amministrazione. Senza dubbio, chi ha necessità soprattutto di avere una piattaforma per la collaborazione e gestione dei documenti, con Google Drive for Works soddisferà a pieno queste esigenze.

Prima di acquistare un servizio di cloud sharing tra i tre disponibili si possono avere 30 giorni di prova. Al termine di questo periodo la scelta dovrà ricadere o su G Suite Basic, o G Suite Business. La prima a 4 euro al mese per utente offre 30 GB di spazio di archiviazione, calendari integrati, indirizzi e-mail aziendali e controlli di base per l’amministrazione e la sicurezza. G Suite Business (8 euro per utente al mese) offre tutto ciò che integra il piano base e aggiunge controlli amministrativi avanzati, archiviazione sicura per documenti aziendali vitali e spazio di archiviazione illimitato (o 1 TB per utente se meno di cinque).

L’interfaccia utente di Google Drive for Work è semplice. L’amministratore, gestisce la dashboard in cui puoi impostare un profilo aziendale, esaminare i rapporti sull’utilizzo, gestire i dispositivi, scegliere le app Google che l’azienda utilizzerà, configurare le reti e aggiungere e gestire gli utenti. Puoi anche migrare email, contatti e dati del calendario sui vari account.

Google Drive for Business ha l’aspetto di Google Drive. L’unica differenza è che, al primo accesso, si viene avvisati che dispone di spazio di archiviazione illimitato, a differenza del prodotto consumer che si limita a 15 GB.

La condivisione funziona allo stesso modo di Google Drive consumer. È possibile condividere file uno per uno o intere cartelle contemporaneamente. Si possono modificare file di Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint e Microsoft Word senza convertirli.

I dati vengono crittografati con Advanced Encryption Standard (AES) a 256 bit di livello militare e le informazioni trasferite da e verso Google sono sempre protette con Secure Socket Layer (SSL).

Microsoft OneDrive for Business

Microsoft OneDrive for Business è la risposta di Redmond a Google Drive for Work e ai servizi di archiviazione cloud aziendali comparabili. Microsoft OneDrive for Business può essere abbinato a versioni online di Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint e Microsoft Word per i servizi di cloud sharing di un gruppo. Si può anche combinare con Microsoft Office 365, che ha più applicazioni e versioni desktop dei suddetti programmi.

Dal punto di vista dell’archiviazione, Microsoft OneDrive for Business è una soluzione solida e senza compromessi per coloro che si sono standardizzati sulle piattaforme Microsoft Office, Office 365 o SharePoint.

È possibile acquistare un account Microsoft OneDrive for Business stand-alone eseguendo la registrazione per uno dei due piani. Il piano 1 costa 4,20 euro per utente al mese e include 1 TB di spazio di archiviazione per utente, caricamenti di file fino a 15 GB e la possibilità di sincronizzare i file su tutti i dispositivi (Mac, PC, smartphone e tablet). Il piano 2 costa 8,40 euro per utente al mese ed offre 5 TB di spazio di archiviazione cloud per utente per gli abbonamenti con almeno cinque utenti (altrimenti 1 TB). Il piano 2 aggiunge la prevenzione della perdita di dati, strumenti amministrativi più affidabili e la possibilità di conservare i documenti cancellati e modificati.

Microsoft OneDrive for Business è incluso in Microsoft Office 365 nelle suite Microsoft Business ed Enterprise (che partono da 10,50 euro al mese), e prevede le versioni online di Excel, Word e PowerPoint e altri programmi Microsoft. Comprende anche l’accesso offline e l’assistenza telefonica 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Sebbene il servizio di cloud sharing Microsoft OneDrive for Business sia molto simile a livello di funzioni con Google Drive for Work, Microsoft non lo consiglia come piattaforma di condivisione. Sì, avete capito bene: per la condivisione sicura e aziendale infatti il colosso americano raccomanda Sharepoint.

Ovviamente tutto questo non significa che OneDrive sia meno sicuro di Sharepoint. Il cloud sharing di Redmond sfrutta client e server via SSL e la crittografia AES a 245 bit.

Box for Business

ll servizio Box for Business offre funzionalità di storage e cloud sharing di livello aziendale. Supporta team di soli tre account ma può essere ridimensionato a un piano personalizzato per quelle aziende con centinaia di dipendenti. Box for Business offre anche funzionalità di gestione dei documenti e funzionalità di sicurezza solide. Il piano aziendale inizia a 13,50 euro per utente al mese, offre spazio illimitato con un limite di 5 gigabyte (GB) per file e l’integrazione con Microsoft Office 365.

I piani Starter, Business, Business Plus e Enterprise includono tutti autorizzazioni granulari, funzioni di sincronizzazione mobile e condivisione, sincronizzazione del desktop, blocco dei file, cronologia delle versioni, accesso mobile e scadenza automatica per i file. Il piano Enterprise aggiunge integrazioni illimitate e altre funzionalità di alto livello.

Quando sei pronto per iniziare a collaborare , puoi visualizzare e commentare i documenti di Microsoft Word in Box for Business. Ma se vuoi modificare un documento, dovrai aprirlo sul desktop o in Microsoft Word Online (incluso). Con entrambi i metodi, una volta salvate le modifiche e chiuso il file, la versione memorizzata su Box (for Business) viene automaticamente aggiornata. Puoi anche bloccare un file, caricare una nuova versione o spostarla o copiarla.

Come con il servizio di cloud sharing Google Drive for Work, anche con Box for Business si possono condividere cartelle e documenti utilizzando un link. Ma con Box for Business, è possibile creare un URL personalizzato, richiedere una password, impostare la scadenza del collegamento e consentire o bloccare il download. Puoi anche condividere via email, condividere direttamente dal documento o persino ottenere il codice per incorporare il link sul proprio sito web.

Attenzione però: quando condividete documenti o cartelle tramite e-mail, l’invitato deve registrarsi a un account Box for Business se non dispone già di un accesso.

Infine, è possibile creare una Box Notes e condividerla con altri utenti Box for Business, che possono modificare contemporaneamente la nota e lasciare commenti. In Box Notes è anche possibile inserire checklist e immagini.

I dati vengono crittografati AES a 256 bit. Soddisfa anche i requisiti ISO 27001, ISO 27018, SOC1, PCI DSS e FedRAMP.