I risultati della ricerca di RS Italia sul procurement dei materiali indiretti

Siamo stati alla conferenza stampa di presentazione della prima ricerca italiana di RS Italia sul procurement dei materiali indiretti. Quello che è emerso è che le imprese italiane si trovano ad operare in una fase storica sfidante. La pandemia di Covid-19 ha ridisegnato le logiche di scambio su base globale, la crisi geopolitica ha modificato la percezione del futuro e la tecnologia sta cambiando le relazioni inter-organizzative.

La ricerca “Mantenere il controllo mentre la pressione aumenta”, ha evidenziato che l’approvvigionamento dei materiali indiretti, la spesa per manutenzione e riparazione delle attrezzature e macchinari sono fattori cruciali per le aziende. Le company che non gestiscono in modo efficiente questi fattori, rischiano di andare a fondo.

L’indagine è stata presentata da Diego Comella, Managing Director di RS Italia, Fabrizio Santini, presidente di ADACI,ed Emanuela Delbufalo, preside della Facoltà di Economia dell’Università Europea di Roma e Professore Ordinario di Operations & Supply Chain Management.

I risultati della ricerca di RS Italia

Assicurare il controllo dei costi d’acquisto non è un processo semplice e vede i professionisti del settore mettere in campo diverse strategie. Tra esse, ottimizzare il numero dei fornitori, gestire le informazioni attraverso nuove modalità, innovare e digitalizzare i processi di comunicazione tra clienti interni e clienti esterni, prestare maggiore attenzione alla sostenibilità. I vantaggi sono molteplici: risparmio di denaro, incremento dell’efficienza nei flussi d’acquisto.

La ricerca di RS Italia offre una fotografia del panorama italiano. Il focus dell’indagine sono state le prassi più comuni e le criticità in tema di sostenibilità, digitalizzazione, esternalizzazione e gestione dei fornitori da parte delle aziende italiane.

I dati sono stati raccolti tra Maggio e Agosto 2022 attraverso una survey telematica somministrata al database dei soci ADACI e dei clienti RS, senza alcuna clusterizzazione settoriale né geografica. 121 il numero di risposte validamente raccolte ed elaborate. 

Una visione strategica del procurement

L’ottimizzazione nella gestione del magazzino, la riduzione dei budget operativi e la necessità di rispondere ad esigenze nuove o emergenti sono questi fondamentali. L’ufficio acquisti rimane bloccato. La pressione dei clienti interni non permette di imporsi per standardizzare i processi, definire le procedure e scegliere i fornitori migliori.

La raccolta dei fabbisogni risulta eterogenea. Molte aziende non sono strutturate e decidono di ingrandire gli stock o di comprare al bisogno. Di conseguenza, il tasso di acquisti “Maverick o off-contract”, ossia al bisogno e in emergenza, è altissimo. Questo produce una falsa percezione di controllo della catena degli acquisti. Infatti, il 55% dei rispondenti afferma di inviare richieste spot ai fornitori con medio-alta frequenza.

In contesti ad alta incertezza, le imprese sentono la pressione al cambiamento e alla revisione delle procedure di acquisto. In particolare, il 22,6% del campione intende procedere anche ad una razionalizzazione del numero dei fornitori, per semplificare il controllo della spesa ed il monitoraggio delle prestazioni. Il 18,9% delle imprese intervistate dichiara di voler aumentare l’efficienza degli acquisti MRO con nuove procedure operative.

Migliorie per il procurement di materiali indiretti

L’incapacità di quantificare ex-ante i fabbisogni di materiali indiretti impedisce al 28,4% delle imprese italiane di consolidare le esigenze e di ridurre l’efficienza dei processi di acquisto. In generale, tra le imprese analizzate non risultano né un’approfondita pianificazione né una sensibilità radicata in merito all’approvvigionamento dei materiali indiretti.

Da un lato l’ufficio acquisti fatica ad assumere un ruolo centrale nei confronti di clienti interni ed esterni. Dall’altro lato i responsabili della gestione degli stock devono fare di più con budget inferiori, senza rinunciare a sostenibilità, efficienza e innovazione.

Il 27,2% delle imprese del campione di RS Italia, intende investire in digitalizzazione dell’impresa mentre il 15,1% vorrebbe investire nella digitalizzazione delle relazioni con i fornitori. La transizione alla digitalizzazione e l’utilizzo di piattaforme di e-procurement sono apprezzati. Il controllo dei costi, il risparmio di denaro, l’efficienza nei processi d’acquisto e la misurazione delle prestazioni attraverso i KPI sono i vantaggi indicati.

Ciò nonostante, il 73,6% del campione analizzato dichiara di non adottare il Vendor-managed inventory per gli acquisti di MRO. Una debolezza, visto che assicura vantaggi alle imprese che lo utilizzano. Tra essi: minori costi di gestione dei magazzini, minore complessità di gestione dei processi di acquisto, maggiore efficienza e produttività.

La questione sostenibilità

Per quanto riguarda la sostenibilità, il campione risulta attento al consumo energetico e all’impatto ambientale. Il 22,5% dichiara di monitorare con costanza il consumo di energia rinnovabile il cui utilizzo, per il 38% delle imprese intervistate, rappresenta una priorità strategica. Però i fornitori di MRO sono valutati sulla base di alcuni parametri prestazionali, in particolare prezzo, qualità e puntualità delle forniture. Solo la metà del campione utilizza parametri oggettivi e/o privilegia fornitori certificati e socialmente responsabili.

Anche se per le imprese è importante misurare e monitorare la sostenibilità per far sì che sia una filosofia con cui progettare le procedure aziendali.

Solo il 35,6% delle aziende afferma di gestire al massimo 10 fornitori MRO. Dunque, la razionalizzazione del numero di fornitori è attuata da poco più di un terzo del campione, nonostante sia chiaro il forte impulso verso quest’obiettivo.

Quello che è emerso è un bisogno di maggiore metodologia e struttura all’interno delle aziende italiane. Ancora c’è troppa dispersione e problemi di comunicazione interni che rendono difficile interagire in modo efficace e prendere decisioni davvero strategiche per il procurement.