lavorare da casa guida smartworking

Lavorare da casa: come?

12 min


L’Italia è zona protetta e questo significa che, a partire da ieri, 10 marzo, lo smart working non è solo la necessità di qualche lavoratore del Nord Italia ma una soluzione che deve essere abbracciata da tutta la penisola. 

“Certo, facile a dirsi – penserete voi – In fondo voi (sì, proprio voi di Tech Business) scrivete online e lavorare in smart working è un’abitudine già consolidata. Ma che ne è di coloro che hanno sempre e solo lavorato in ufficio?”

Niente panico. In realtà lavorare da casa non è una missione impossibile. Si tratta solo di trovare i giusti strumenti e di affrontarlo con una buona dose di volontà e spirito di adattamento.  

Regole base per una postazione perfetta

Prima di tutto ricordatevi che c’è un elemento vitale da considerare: la luce.
L’ideale sarebbe posizionare la scrivania (o il tavolo a cui vi state appoggiando) sotto la finestra.
Qualora non fosse possibile, cercate di optare per una lampada da soffitto che riesca a garantire una luce uniforme in tutta la stanza.

Verosimilmente avrete bisogno anche di una seconda fonte di luce. Se siete soliti lavorare anche su carta, una lampada da scrivania tradizionale, magari con braccio flessibile, potrebbe essere più che sufficiente. Potete anche decidere di risparmiare un po’ di spazio con una lampada a muro. La agganciate alla parete e il gioco è fatto.

Se la vostra priorità invece sono le videochiamate con i colleghi, dovete considerare due elementi: non dovete essere controluce e dovete avere una fonte luminosa che illumini il vostro viso.

lavorare da casa guida postazioneParlando di illuminazione ricordatevi che:

  • la lampada da tavolo è la soluzione più comune ma potete usare anche una striscia di LED se la postazione ve lo consente;
  • meglio le lampadine LED rispetto a quelle normali;
  • non tutti i prodotti sono uguali.

L’ultima pare un’ovvietà ma in commercio ci sono prodotti molto diversi, dai più economici a quelli che prevedono investimenti importanti.
Il nostro consiglio – grandi utilizzatori di Dyson Lightcycle (qui la nostra recensione) – è di trovare un prodotto che preveda temperature diverse, ossia capace di offrire sia una luce fredda sia una luce calda. La prima la usate durante il giorno, la seconda invece è perfetta per coloro che lavorano fino a tardi ma non vogliono poi avere difficoltà ad addormentarsi.

L’illuminazione non è l’unico aspetto da considerare. Dovete assicurarvi di avere tutte le prese di corrente necessarie, dovete avere uno spazio adeguato (no alla stampante appoggiata per terra), così da avere a portata di mano ciò che vi serve, e dovete eliminare le distrazioni.

Pensate poi al vostro benessere fisico. Questo non significa solo avere la luce giusta ma anche la sedia adatta. Ci passerete molto tempo, quindi assicuratevi che sia ergonomica e regolabile e no, usare le sedie del salotto non vale. Tranquilli, anche in questo caso i prodotti disponibili sono tantissimi e, volendo, bastano circa 60 euro per portarsi a casa una buona sedia.

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Guida allo smart working: i giusti strumenti

Una volta pronta la postazione, è giunto il momento di “addobbarla” con i giusti strumenti informatici. 

Di base avrete bisogno di:

  • un PC
  • accessori per le videoconferenze 
  • stampante

La scelta semplice: il notebook

lavorare da casa guida notebookPerché un portatile dovrebbe essere una scelta semplice? Beh, perché avete già tutto ciò di cui avete bisogno.  Non dovete pensare a monitor, mouse, tastiera, webcam e microfono. Teoricamente avete tutto il necessario. 

Anche la potenza non è un problema. Se svolgete lavori impegnativi un buon notebook potrà comunque darvi ciò che state cercando, senza dover necessariamente ricorrere ad una macchina più ingombrante.

Ovviamente vale anche il contrario. Se svolgete un tradizionale lavoro di ufficio e gli applicativi non sono particolarmente pesanti, basta un laptop con un hardware meno impegnativo e un prezzo decisamente più contenuto. A meno che – ovviamente – non ne abbiate già uno in casa, il che vi evita la spesa.

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La scelta modulare: il PC Desktop

lavorare da casa guida PC DesktopE se preferisco un PC fisso? O se, semplicemente, ne ho già uno a casa? 

Un PC Desktop è comunque un’ottima scelta. Chi vi scrivere, ad esempio, preferisce di gran lunga quest’ultimo per una serie di motivazione che vanno dalla comodità della tastiera alle dimensioni del display fino alla possibilità di poterci giocare nei momenti di svago.

Ovviamente, come per tutte le cose, dovete considerare sia i pro che i contro. Da un lato infatti avete ovvi vantaggi:

  • potete effettuare l’upgrade dei componenti quando inizia a perdere colpi;
  • potete scegliere le periferiche che preferite;
  • potete comprare un monitor con qualsiasi forma, dimensioni e caratteristica.

Insomma, di base ogni elemento può essere sostituito per seguire esigenze e passioni, allungando la vita del vostro PC.

Di contro dovete considerare che:

  • è decisamente più ingombrante;
  • non è tutto incluso;
  • una volta finita la quarantena, non potete portarlo a spasso con voi.

Se quindi vi trovate a dover acquistare un nuovo computer, cercate di capire cosa vi serve davvero prima di pentirvi della vostra scelta. Se invece siete già in possesso di un PC desktop adatto alle vostre esigenze – in termini di capacità di calcolo e supporto alla vostra attività lavorativa – sono le periferiche quelle su cui dovrete lavorare un po’.  

Mouse e tastiera per lo smart working

lavorare da casa guida mouse tastieraNon fate l’errore di acquistare un set mouse + tastiera. O meglio, non accontentatevi per forza di un set! 

Ricordatevi inoltre che dovrete passare parecchio tempo in loro compagnia quindi dovreste fare attenzione anche all’ergonomia. 

Non voglio dilungarmi sull’argomento ma vorrei lasciarvi qualche generale suggerimento.

Partiamo dalla tastiera, che può essere a membrana o meccanica. 

La prima è quella classica, probabilmente quella che avete in ufficio. Perché si chiama così? Perché la tastiera è composta da una membrana stratificata che include tutti i tasti, una soluzione che rende la digitazione silenziosa ma più lenta.

La tastiera meccanica invece prevede pulsanti separati. Ogni tanto infatti chiude direttamente il circuito e questo rende il sistema preciso e veloce, ma anche estremamente rumoroso.

Quale scelgo? Se non siete interessati al gaming, vi consiglio la tastiera a membrana. È più economica e non emette rumori molesti (così non disturbate i vostri famigliari mentre lavorate a casa).

La seconda questione riguarda il tipo di connessione: meglio il cavo o wireless? Credetemi, è uguale. La tecnologia wireless – soprattutto dei brand più blasonati – è ormai migliorata così tanto da garantire le stesse performance di quella via cavo. Non fatevi quindi troppi problemi e scegliete la soluzione più adatta a voi e alla vostra postazione.

Infine, se la scrittura è una parte importante del vostro lavoro, vi suggerisco di optare per un modello che integri anche un poggiapolsi, così da aumentare il comfort.

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A differenza della tastiera, il mouse è un prodotto che potete facilmente associare anche ad un notebook. Anche qui le varianti sono parecchie: cambiano i sensori, cambiano i tasti (per numero e tipo), cambiano i colori, cambia il livello di personalizzazione e, ovviamente, la connessione.

Tutti parametri utilissimi se dovete scegliere un mouse per il gaming, ma molto meno significativi se dovete comprare uno strumento di lavoro.

Non voglio tediarvi inutilmente quindi riassumerei tutto in 3 punti:

1) occhio alle dimensioni: un mouse più grande è più comodo sul lungo periodo perché la mano appoggia completamente sulla superficie del mouse (se poi ha lo spazio per il pollice, anche meglio);
2) pensate al futuro: se lo associate ad un notebook e al termine della quarantena voleste usarlo in mobilità, probabilmente è meglio optare per una soluzione compatta e wireless.
3) non disdegnate il mouse verticale! È strano – siamo tutti d’accordo – ma la vostra mano vi ringrazierà da qui all’eternità.

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E le videochiamate?

lavorare da casa guida videochiamataSmart working significa anche riunioni, meeting e briefing virtuali, il che significa che dovrete mostrarvi ai vostri colleghi. Se non dovete condividere lo schermo o qualche file, il mio consiglio è semplice: risparmiate e usate lo smartphone. È più che sufficiente per una videochiamata su Skype.

Se invece avete teleconferenze complesse, dovrete usare il PC e avrete quindi bisogno di una webcam, almeno sul PC fisso. Niente di costoso o complicato: assicuratevi solo che sia plug and play (l’attaccate al PC ed è già tutto pronto) e che preveda lo streaming almeno in HD. 

Attenzione invece all’audio. Un parametro che dovrete considerare sia se avete un PC Desktop sia un notebook. Quest’ultimo infatti ha sempre un microfono integrato ma non è detto che sia performante. Cosa fare quindi? Se avete un portatile e un paio di cuffie con microfono – come quelle dello smartphone – siete già a buon punto. Un PC Desktop invece non è detto che legga serenamente questo genere di accessorio. In questo caso potreste acquistare un paio di cuffie dedicate allo scopo e dotate di microfono. Il mondo del gaming, qui, vi viene facilmente incontro ma potete optare anche per brand orientati ai professionisti. 

Anche in questo caso, avendo accumulato qualche anno di esperienza, ho un suggerimento per voi: wireless è meglio. Non perché la qualità sia maggiore ma perché potete spostarvi, alzarvi e correre in cucina a farvi un caffè senza per dover abbandonare la conversazione.

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Il monitor giusto può fare la differenza

lavorare da casa guida monitorNon sto esagerando. Il monitor può davvero aiutarvi, sia che abbiate optato per un PC Desktop – e a quel punto è indispensabile – sia che abbiate un notebook a cui affiancarlo.

Due le caratteristiche a cui dovreste prestare particolare attenzione: spazio a disposizione (dimensione + risoluzione) e il filtro per la luce blu.

Lo spazio è fondamentale se avete a che fare con molti applicativi contemporaneamente e se il multitasking è parte integrante del vostro lavoro. Cercate quindi di non lesinare sulle dimensioni (19 pollici sono pochini se avete tante finestre aperte) e sulla risoluzione (meglio 4K che Full HD).

Il filtro per la luce blu invece è ormai parte integrante di quasi ogni monitor ed fondamentale per preservare la vostra vista visto che riduce l’affaticamento dell’occhio. Assicuratevi quindi di comprarne uno dotato di questa caratteristica.

La stampante è vitale, non solo per lo smart working

lavorare da casa guida stampanteÈ successo a tutti: ad un certo punto ci siamo abituati alla stampante dell’ufficio e abbiamo deciso che era inutile acquistarne una da tenere a casa. 

SBAGLIATO.

In futuro potrebbe servirvi durante le ferie o mentre siete a casa in malattia, oggi è indispensabile per stampare l’autocertificazione per uscire di casa – qualora doveste farlo – ma potrebbe tornarvi utile anche per qualsiasi altro documento di lavoro.

Il principio di scelta è sempre lo stesso: non spendete cifre esagerate se non è necessario ma cercate di pensare al futuro. Se avete in programma parecchie stampe – magari di soli documenti – una stampante laser potrebbe essere un buon investimento: costa un po’ di più in prima battuta, ma il toner garantisce migliaia di stampe.

Se invece si tratta solo dell’autocertificazione e poco altro, una stampante ad inchiostro va più che bene.

In entrambi i casi vi suggerisco di puntare ai modelli All-in-One, quindi muniti di scanner. Certo, potete usare qualsiasi applicazione per iOS o Android per la scansione dei documenti, ma se volete qualcosa di più preciso e definitivo meglio avere uno strumento dedicato allo scopo.

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Guida allo smart working: lavorare in team è possibile

Ora che vi siete dotati di tutti gli strumenti necessari, è tempo di pensare ai software, ossia a programmi, piattaforme e portali che possano favorire la comunicazione con soci, dipendenti e colleghi. 

Consideriamo tre scenari classici: le riunioni, le normali conversazioni e la collaborazione.

Riunioni vs Covid-19

lavorare da casa guida skypePartiamo da un assunto importante: si possono fare. Le teleconferenze – ma anche le normali chiamate di gruppo – non le abbiamo scoperte oggi, con la diffusione del Covid-19. Sono infatti una realtà consolidata da anni. Molte aziende quindi avranno già un sistema prediletto per questo genere di attività, per cui non vi resta che adottarlo. 

Se invece è la prima volta che vi trovate ad organizzare riunioni online o se siete liberi professionisti che devono interagire con i clienti, vi suggerisco due alternative: Skype e Zoom.

Skype è un software gratuito di proprietà di Microsoft ed è disponibile su una marea di piattaforme diverse: Windows, Android, iOS, iPadOS, dispositivi Amazon Echo, Xbox e persino tramite browser. Potete quindi usarlo ovunque.

Per fare cosa? Chat, chiamate, videochiamate, condivisione dello schermo e invio dei file. Il tutto reggendo fino a 50 persone contemporaneamente.

E Zoom? Anche in questo caso abbiamo una variante gratuita, è compatibile con PC, Mac, Android e iOS e può ospitare fino a 100 partecipanti. Avete sempre chat, chiamate e videochiamate. In più avete la possibilità di aggiungere delle note durante la condivisione dello schermo e ben 3 piani a pagamento avanzati che permettono di registrare le diverse sessioni, assegnare ruoli ai diversi partecipanti, inviare email personalizzate con gli inviti e molto altro ancora.

Quindi quale scegliere? Se siete un piccolo team e non avete particolari esigenze, Skype è più che sufficiente. Se invece avete un’azienda più grande e strutturata, sicuramente vi conviene puntare su Zoom.

Come organizzo il mio team? 

lavorare da casa guida slackOk le riunioni, ma le normali conversazioni? E, soprattutto, le comunicazioni di servizio? È vero che potete usare WhatsApp, Telegram e affini, ma il mio consiglio è quello di centralizzare tutto per evitare situazione alla “Ma te l’avevo scritto quel giorno su WhatsApp!” o “Ma io il tuo messaggio non l’ho ricevuto“. 

È qui che entra in gioco Slack, una piattaforma – dotata di una comoda versione gratuita – che unisce due elementi vitali: le chat singole e quelle di gruppo. Slack infatti prevede i canali – privati o pubblici – a cui potete aggiungere i singoli utenti. Questo, ad esempio, permette a noi di Tech Business di avere un canale aperto a tutto il team – utile per le comunicazioni di gruppo – ma anche canali dedicati solo a chi si occupa dei video o del comparto tecnico. In più potete creare anche canali temporanei. Ad esempio potreste istituire un gruppo di lavoro dedicato ad un progetto e poi chiuderlo una volta portato a termine il compito. 

In più, come vi accennavo poco sopra, ci sono le chat private. Se volete dire al vostro collega “Vado a pranzo, ci sentiamo dopo” potete farlo senza che lo sappia tutta l’azienda.

L’organizzazione del team però non prevede solo la comunicazione tra i colleghi ma anche l’assegnazione di compiti e il monitoraggio dei progetti. Per questo scopo vi suggeriamo Trello e Asana.

Il primo è più basico: avete delle bacheche che al loro interno posso ospitare diverse colonne contenenti altrettante card. È possibile associare un task – ossia una card – ad una singola persona aggiungendo note, commenti, documenti, etichette ed elenchi puntati. La versatilità è massima: dovete solo decidere come sfruttarlo. Vi segnalo inoltre la presenza di add-on di ogni genere, così potete potenziarne le funzionalità.

Dimenticavo: Trello è gratis.

Asana invece è un tool a pagamento, vi permette di creare diversi team e di associare ai singoli gruppi tutti i progetti di cui avete bisogno. Potete inoltre scegliere quale stile associare al singolo progetto: ci sono le bacheche, come Trello, ma anche le liste, le timeline e i form per raccogliere i pareri di tutti i colleghi. Insomma, è estremamente completo ma preparatevi a spendere 10,99 dollari al mese per ogni utente.

Parliamo infine di file. Qui viene in vostro aiuto il cloud: i vari Google Drive, Dropbox, OneDrive e affini sono perfetti per scambiare documenti con i colleghi. Ognuno ha i suoi pro e contro ma non voglio annoiarvi. Potete infatti trovare qui la nostra analisi dei servizi cloud così da scegliere quello adatto alle vostre esigenze. 

Evitare le distrazioni e concentrarsi sul lavoro

lavorare da casa guida time trackerLavorare da casa ha i suoi pro e i suoi contro. C’è la massima libertà, c’è la possibilità di fare pausa spesso, c’è un ambiente famigliare, ci sono le persone a cui vuoi bene e così via. Ma tutto questo può diventare una trappola. Una scusa per non curarsi e un continuo motivo di distrazione.

Ecco quindi 4 suggerimenti da chi lavora in smart working da anni:

  1. alzatevi presto, come se andaste in ufficio
  2. niente pigiama. Vestitevi, anche con un paio di comodi jeans e una felpa, ma fatelo. 
  3. fate colazione prima di mettervi al PC e controllare le email. Dovete separare la vita privata dal lavoro. Il che significa niente PC e telefonate anche in pausa pranzo.
  4. prendetevi le giuste pause.

Se il tempo e la concentrazione sono il vostro peggior nemico, usate un time tracker, ossia un programma che vi aiuta a tenere traccia del tempo e di come lo impiegate.

Se siete da soli potete affidarvi al Pomodoro Tracker, un semplice sito web che sfrutta la tecnica del pomodoro.

Lo so, il nome pare assurdo ma in realtà è un metodo davvero molto famoso. Ideato da Francesco Cirillo alla fine degli anni ’80, la tecnica prevede di dividere il proprio lavoro in intervalli da 25 minuti l’uno, separati da brevi pause (3-5 minuti). Ogni 4 “pomodori” – ossia intervalli da 25 minuti – dovete prendervi una pausa più lunga e poi ricominciare.

Se avete bisogno di tracciare invece il vostro lavoro per capire quanto tempo dedicate ai singoli progetti, se avete bisogno di fatturare le ore lavorate, se volete tenere sotto controllo un intero team, allora dovrete spostarvi su piattaforme più strutturate. La mia preferita è Clockify che è disponibile gratuitamente, ma potete affidarvi anche a Toggl, Zistemo o Focus Booster.

Guida allo smart working: non scordatevi la sicurezza

Prima di concludere questa nostra lunga guida allo smart working, vorrei ricordarvi un elemento importante: la sicurezza.

Lavorare da casa non significa solo dotarsi dei giusti strumenti, creare la postazione ideale o capire come comunicare con i colleghi. Smart working vuol dire anche portare dati aziendali fuori dall’azienda. E, nel caos offertovi da questa strana libertà, perderli, diffonderli per sbaglio o caricarli nel posto sbagliato è questione di attimi. 

La sicurezza quindi diventa fondamentale. 

Non pensate subito a misure estreme. Ci sono in realtà piccole soluzioni che potete adottare con un minimo sforzo.

La prima, banale, è quella di creare una nuova rete wireless. Non c’è bisogno di avere router avanzati per farlo. Qualsiasi modem a noleggio – quello che vi offre il vostro operatore – prevede ormai la possibilità di aprire una seconda rete Wi-Fi. Dovete solo scegliere il nome e optare per una password davvero sicura, quindi non “NOME_DEL_GATTO” o “DATA DI NASCITA DELLA MOGLIE” o “12345678”.  Una volta attivata la nuova rete, vi basta essere l’unica persona a casa a sfruttarla.

Un altro ottimo accorgimento è quello di dotarsi di un buon password manager. Così non dovete ricordarvi le password complesse che avete appena imparato ad usare.

Ricordatevi inoltre di munirvi di un buon antivirus – a meno che non sia fornito dall’azienda – e magari di usare una VPN ossia una rete virtuale privata che garantisce sicurezza e anonimato. Non preoccuparvi: usarla è più facile che spiegarla. Vi basta acquistare abbonarvi a servizi con Express VPN, Surfshark o Hotspot Shield.
I costi sono piuttosto contenuti: si va da un paio di euro al mese ad un massimo di 10. Un buon investimento anche se viaggiate (o meglio, viaggerete) molto e dovete andare in Paesi, come la Cina, che bloccano l’accesso a siti come Facebook e Google.

Lavorare da casa si può!

È stata dura ma siamo arrivati vivi al termine di questa guida. Speriamo di aver dipanato qualche dubbio e di avervi dato gli strumenti necessari ad affrontare questo periodo di quarantena e smart working forzato. Vi ricordiamo che in caso di altri dubbi, domande e curiosità, potete contattarci sui nostri social. 

Nel frattempo, buon smart working a tutti!

Ah, dimenticavo: se volete distrarvi e non sapete come fare qui trovate la nostra Guida semiseria alla sopravvivenza ad una pandemia 🧟


Erika Gherardi

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Amante del cinema, drogata di serie TV, geek fino al midollo e videogiocatrice nell'anima. Inspiegabilmente laureata in Scienze e tecniche psicologiche e studentessa alla magistrale di Psicologia Clinica, dello Sviluppo e Neuropsicologia.
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