In questo periodo complicato di quarantena, i lavoratori italiani sono chiamati a svolgere il proprio lavoro da remoto tramite smart working. Sebbene questa pratica sia molto diffusa in paesi come gli Stati Uniti o il Giappone, l’Italia si trova in questo campo ancora con molto da imparare. Per questo motivo, molti utenti, potrebbero ritrovarsi spaesati di fronte alle difficoltà di una situazione nuova e a loro sconosciuta. Per aiutare i meno preparati, abbiamo quindi deciso di scrivere una pratica guida su come effettuare una videochiamata attraverso Skype e Zoom, tra i software più utilizzati per le videoconferenze.

Il vantaggio della videochiamata con Skype e Zoom

Lavorare in smart working vuol dire anche restare connessi e organizzare riunioni virtuali in cui risulta necessario mostrarsi ai propri colleghi. Sia Skype che Zoom sono dei validissimi software votati alle videochiamate e videoconferenze che possono rivelarsi degli utilissimi alleati quando non è possibile la presenza fisica.

Entrambi i software hanno dei punti di forza e debolezza che possono adattarsi alle varie esigenze di ciascun lavoratore; velocità e semplicità di utilizzo per Skype e una maggiore completezza e presenza di strumenti professionali per Zoom. Ma come funzionano? Cosa bisogna fare per avviare una videochiamata con questi programmi? Scopriamolo!

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Cos’è Skype e come si usa?

Il software per conferenze audio e video di casa Microsoft è sicuramente uno dei più utilizzati al mondo. La sua versatilità e semplicità d’uso, lo hanno reso negli anni il software di videoconferenze più diffuso al mondo contando, nell’agosto del 2015, un totale di 300 milioni di account attivi. Nonostante questa fama potreste non aver mai avuto una vera necessità per utilizzare Skype e le sue funzioni, necessità che si è presentata proprio in questo periodo di “smartworking forzato”.

Innanzitutto bisognare dire che con  Skype è possibile chiamare gratuitamente tutti gli utenti che utilizzano il software su Windows e macOS o l’applicazione sui dispositivi Android o iOS/iPadOS. Non è invece possibile effettuare chiamate ai numeri fissi tradizionali nazionali e internazionali senza un abbonamento attivo.

Per scaricare Skype gratuitamente vi basterà collegarvi al sito ufficiale o scaricare l’applicazione su Windows 10 o su dispositivi mobili:

Skype - videochiamate e IM gratuite
Skype - videochiamate e IM gratuite

A questo punto tutto quello che dovete fare è installare il software e creare un account Microsoft o effettuare il login nel caso ne possediate già uno. Una volta effettuato l’accesso basteranno delle semplici verifiche di audio e video in modo da testare l’effettivo funzionamento del microfono e della videocamera, per accertarsi che tutto sia calibrato al meglio. La fase successiva riguarda l’aggiunta dei contatti che, oltre a quelli collegati al vostro account Microsoft che verranno selezionati autonomamente, dovrete aggiungere voi stessi.

Per aggiungere un contatto su Skype e iniziare quindi a chattare, chiamare o video chiamare, basterà cliccare sul pulsante “Contatti” e quindi “Nuovo contatto“. Qui sarà dunque necessario inserire il nome di registrazione della persona che si desidera aggiungere, che apparirà nel proprio elenco contatti. Da questo momento in poi sarà possibile comunicare con gli utenti aggiungi.

Effettuare videochiamate con Skype

videochiamata skype zoom

Per chiamare o videochiamare un contatto, basterà cliccare sul relativo nome da cui si aprirà una chat privata con quell’utente. Da qui è possibile premere in alto a destra il simbolo della cornetta telefonica, nel caso si voglia avviare una chiamata senza video, oppure cliccare il simbolo della videocamera per avviare una vera e propria videochiamata.

Durante la chiamata è possibile attivare e disattivare il video a seconda delle esigenze come anche silenziare il microfono momentaneamente o continuare a scrivere all’interno della chat magari per precisare un determinato passaggio o per inviare link esterni o file. Allo stesso modo è possibile anche aggiungere un’altra persona alla videochiamata anche se questa è già iniziata; è sufficiente cliccare sul pulsante “Aggiungi persone a questa conversazione”. Recentemente, il limite dei partecipanti ad una videochiamata è stato aumentato a 50 utenti contemporaneamente il che garantisce una più che esaustiva conferenza anche con grandi gruppi per rimanere sempre aggiornati sulle diverse esigenze del proprio lavoro.

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Che cos’è Zoom?

Zoom offre servizi di teleconferenza in remoto attraverso il cloud computing, ovvero una serie di servizi offerti on demand, da un fornitore ad un cliente finale attraverso la rete Internet.

Siamo in presenza di un software per conferenze che permette di effettuare riunioni online, videoconferenze e semplice chat che utilizza una crittografia Secure Socket Layer (SSL) e AES 256 per una protezione dei dati e delle informazioni degli utenti eccellente.

Iniziare ad usare Zoom

Per scaricare Zoom gratuitamente, basta collegarsi al sito ufficiale del software e inserire la propria mail di lavoro per ricevere sulla stessa un link di registrazione in cui inserire i propri dati e nel caso, invitare all’applicazione i propri colleghi di lavoro. A questo il software sarà già a vostra disposizione senza la necessità di scaricare alcun programma ma utilizzando semplicemente il vostro browser, come Google Chrome, Internet Explorer e così via. (È comunque disponibile un’applicazione da scaricare su PC osmartphone nel caso lo desideriate).

videochiamata skype zoomA questo punto è possibile invitare altri utenti e colleghi utilizzando la loro mail oppure condividendo l’url della videoconferenza che viene generato non appena questa viene avviata. L’host, ovvero l’utente che ha avviato la chiamata, ha la possibilità di gestire gli altri utenti, selezionare chi può restare in chiamata o persino attivare o disattivare il microfono o la webcam di un determinato partecipante. Questa formula si rivela estremamente utile nel caso si voglia avere più controllo sulla conferenza e ridurre problemi come rumori di fondo o sovrapposizioni di voci, migliorando molto la qualità della chiamata.

Il software permette inoltre di registrare ogni conferenza, così da poterla rivedere in seguito con più calma. Un’altra funzione estremamente utile di Zoom è la condivisione di altri schermi (Screen Share) per visionarli e utilizzarli durante una videochiamata in modo da creare una vera e propria lavagna virtuale per avere una visione completa del lavoro in corso. La condivisione dello schermo è inoltre compatibile con smartphone e tablet per una gestione straordinaria. A differenza di Skype, Zoom ha inoltre un limite di 100 partecipanti il che lo rende ideale per essere utilizzato da grandi gruppi, magari di due aziende differenti o da classi scolastiche.

Videochiamata e Smart Working con Skype e Zoom

Questi software sono in grado di fornire soluzioni semplici ma efficaci per rispondere a determinate esigenze del pubblico che, per un motivo o per un altro, ha bisogno di lavorare da casa. Sapere utilizzare correttamente Skype e Zoom significa sfruttare al massimo la tecnologia per migliorare l’efficienza del proprio lavoro e rendere meno complessa una situazione di per se difficile.

 


Daniele Cicarelli

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Indigente giramondo con la grande passione per i videogiochi, l'Arte e tutte le storie Fantasy e Sci-Fi che parlano di mondi alternativi senza zanzare. Fermo sostenitore dell'innovazione, del progresso tecnologico e della superiorità del Tipo Erba. Dalla parte dei Villains dal 1991.
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