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Come scegliere la migliore stampante per l’ufficio

La scelta della stampante per il proprio ufficio può incidere sulle attività lavorative quotidiane. Ecco alcuni suggerimenti per non sbagliare questo importante acquisto.

Scegliere la stampante per l’ufficio più adatta alle proprie esigenze non è affatto semplice. Lo spreco di soldi o un acquisto sottodimensionato rispetto all’utilizzo quotidiano sono problemi che si nascondono dietro l’angolo. Un libero professionista sicuramente non avrà le stesse esigenze di stampa di una media azienda, e la stessa avrà necessità diverse rispetto a un negozio di arredamento. Per questo motivo vogliamo darvi una mano a scegliere il modello più adatto cercando di farvi evitare spese che non siano ripagate nell’operatività di tutti i giorni.

Le stampanti

Le stampanti si suddividono innanzitutto per la tecnologia di stampa che utilizzano. Ad oggi troviamo stampanti a getto d’inchiostro e stampanti laser. Una prima scelta si può già fare in base a questa caratteristica. Le stampanti ink-jet sono molto meno costose di quelle laser, ma i costi di gestione sono decisamente più alti. Infatti le cartucce, che sono indispensabili per stampare, hanno prezzi che a volte superano il costo netto della stampante. Sono quindi indicate per chi non ha una grande mole di documenti da stampare e quei documenti vuole siano a colori.

Le stampanti laser al contrario hanno prezzi più alti, ma i toner che vengono utilizzati per la stampa consentono di produrre una buona quantità di documenti, che di norma supera anche i 1.000. Hanno una velocità di stampa decisamente superiore, quindi il tempo di attesa per vedere comparire il primo foglio del documento è decisamente minori rispetto ai modelli a getto d’inchiostro. Le stampanti laser si suddividono a loro volta tra modelli che stampano a colori e in bianco e nero: le prime sono le più costose e sono adatte ad aziende che hanno la necessità di produrre tanti documenti a colori.

Velocità di stampa

Una delle caratteristiche da valutare è la velocità di stampa, espressa in PPM (Pagine Per Minuto). Più elevato è questo valore, più la stampante per l’ufficio produrrà documenti senza molta attesa di veder comparire quanto stampato. Le stampanti laser sono generalmente più veloci di quelle ink-jet.

Le funzioni

Bisogna anche valutare le tante funzioni che le stampanti dei giorni nostri mettono a disposizione. Innanzitutto, le possibilità di connessione sono il primo aspetto da tenere in considerazione. Se serve una stampante da collegare a un solo PC, ecco che un modello con la sola connessione USB può essere sufficiente. Se la stampante per l’ufficio deve essere condivisa con più postazioni di lavoro, la presenza di una porta Ethernet è fondamentale. A grandi linee, quasi tutte le stampanti in commercio dispongono della porta USB, mentre generalmente quelle laser adottano la doppia connettività, ovvero USB e LAN. 

Molti modelli di stampante per l’ufficio dei più attuali offrono anche la possibilità di stampare sfruttando il Wi-Fi. Questa opzione è importante se si hanno, ad esempio un paio di postazioni di lavoro ma non si dispone di un server. I due PC possono quindi condividere la stampante tramite appunto la connessione Wi-Fi. Questa interfaccia può venire sfruttata anche per stampare direttamente da tablet e smartphone, se il produttore ha previsto un applicazione apposita per questa funzione.

La stampa in cloud

Altra funzione da tenere presente è la possibilità offerta dalla stampante di poter stampare documenti presenti nel cloud. Alcune aziende mettono a disposizione degli spazi cloud dove salvare i documenti e quindi stamparli ovunque ci si trovi. Ad esempio si può essere in treno mentre si torna da una trasferta di lavoro e lanciare la stampa per avere il documento già pronto appena si arriva in ufficio. La stessa Google mette a disposizione un servizio di stampa via cloud chiamato Google Cloud Print, che appunto consente di stampare in sicurezza da qualsiasi dispositivo (PC o mobile) connesso alla rete.

Multifunzione

Molto gettonate negli ultimi tempi sono le stampanti per l’ufficio (ink-jet o laser) che integrano in un solo prodotto diverse funzioni. Questi modelli vengono appunto chiamati multifunzione, perché, oltre alla stampa, consentono di fare fotocopie e scansione di documenti e foto. Alcuni modelli inoltre integrano anche la funzione fax, anche se sempre meno utilizzata. Sono ideali per piccoli uffici che con una spesa contenuta possono eseguire almeno tre operazioni che altrimenti sarebbero delegate ad altrettanti dispositivi.

Ad ogni azienda la sua stampante

Ma quindi che stampante acquistare? Facciamo qualche esempio per capire meglio quale sia la più adatta alle varie esigenze.

Liberi professionisti, telelavoro, negozio

Per questo tipo di lavoratori la stampante per l’ufficio più indicata è la ink-jet. Deve essere collegata direttamente al PC, e quindi è sufficiente una porta USB. Di norma non si ha una grande mole di documenti da stampare, quindi le cartucce non si esauriranno tanto presto. Si può anche considerare l’acquisto di una stampante multifunzione, se si prevede di fare qualche scansione o fotocopia. Possono anche essere utilizzare delle piccole stampanti laser in bianco e nero che molti produttori hanno a listino con prezzi abbordabili e sono ideali se non si devono stampare  molti documenti a colori.

SI: stampanti ink-jet a colori, stampanti multifunzione ink-jet a colori, stampanti laser in bianco nero di piccole dimensioni

NO: stampanti laser di grandi dimensioni, stampanti laser a colori, stampanti multifunzione laser a colori e b/n.

stampante per l'ufficio_2

Piccolo ufficio

Per un ufficio con da 2 a 5 PC si può considerare un modello laser in bianco e nero. Questa, quasi sicuramente, mette a disposizione una porta Ethernet in modo da poter essere collegata a un router o a un server per essere condivisa con tutte le postazioni di lavoro. Il costo della stampante per l’ufficio sarà ammortizzato dalla spesa minore da sostenere per i consumabili. Tra le caratteristiche da tenere in considerazione nella scelta deve esserci il cassetto per caricare i fogli, che deve contenerne almeno 100 per non doverlo ricaricare troppo spesso.Si potrebbe anche optare per un modello multifunzione se non si prevede di eseguire molte fotocopie. Nel caso contrario, l’acquisto di una fotocopiatrice dedicata a questa operazione è consigliabile. Chiaramente se tra le attività c’è la produzione di molti documenti a colori, per forza di cose bisogna indirizzarsi versa una stampare laser a colori.

SI: stampanti laser in bianco e nero di medie dimensioni con porta LAN, stampanti multifunzione laser b/n con porta LAN

NO: stampanti laser b/n di grandi dimensioni, stampanti laser a colori, stampanti laser multifunzione a colori.

stampante per l'ufficio

Ufficio di grandi dimensioni

Per le aziende che hanno molti uffici nella stessa sede sono necessarie stampanti che siano in grado di gestire una massiccia produzione di documenti. I modelli più indicati, ovviamente dotati di porta LAN, sono quelli che presentano due vassoi per poter stampare sia nel formato A3 sia che nel classico formato A4, La velocità di stampa è un fattore importate in questi tipi di stampanti aziendali e questa dovrebbe rientrare tra le 15 e le 30 pagine per minuto. Altra caratteristica fondamentale è la capacità  dei cassetti, che dovrebbe arrivare almeno a 250 fogli totali. Se poi dispone di funzione di stampa fronte/retro tanto meglio, si risparmia sul consumo di carta. Difficilmente una stampante multifunzione laser sarà utile, visto che quasi sicuramente saranno già presenti in ufficio delle fotocopiatrici e almeno uno scanner professionale.

SI: stampanti laser b/n di grandi dimensioni, stampanti laser a colori di grandi dimensioni.

NO: stampanti ink-jet a colori, stampanti laser b/n di piccole dimensioni, stampanti multifunzione laser b/n e a colori.

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